300.000 € mehr Gewinn im Handwerksbetrieb: 3 Maßnahmen aus der Praxis

Vielleicht kennst du das als Handwerksunternehmer auch: Du arbeitest zwischen 50 und 70 Stunden pro Woche und trotzdem fragst du dich am Monatsende, wo der Gewinn geblieben ist. Mehr Arbeit führt nicht automatisch zu mehr Geld auf dem Konto. Im Gegenteil: Viele Handwerksbetriebe arbeiten an ihrer Belastungsgrenze und verdienen deutlich weniger, als eigentlich möglich wäre.

Genau so erging es einem Elektrounternehmer , bevor er zur Unternehmensberatung Heckner kam: Mit rund 20 Mitarbeitern stand sein Elektrobetrieb damals kurz vor der Insolvenz. Heute sieht die Situation völlig anders aus. Der Betrieb erwirtschaftet rund 300.000 Euro mehr Gewinn und steht wirtschaftlich wieder solide da. Bemerkenswert ist dabei: Diese Verbesserung entstand nicht durch mehr Mitarbeiter oder längere Arbeitszeiten. Entscheidend war ein systematisches Vorgehen, bei dem mehrere organisatorische Stellschrauben ineinandergriffen. Wie der Elektrounternehmer diese Stellschrauben für sich und sein Unternehmen umsetzen konnte, erfährst du in dieser Podcast-Folge.

Warum viele Handwerksbetriebe trotz harter Arbeit zu wenig Gewinn erwirtschaften

Viele Betriebe verlieren jeden Tag Geld, ohne es überhaupt zu bemerken. Unprofitable Projekte bleiben so lange unentdeckt, bis es schon zu spät ist, Zusatzleistungen werden nicht dokumentiert und wichtige Informationen gelangen nicht rechtzeitig von der Baustelle ins Büro. Jeder dieser einzelnen Punkte wirkt in Isolation nicht gravierend. In ihrer Summe allerdings haben genau solche und ähnliche Reibungspunkte erhebliche Auswirkungen auf den Gewinn. Unsere jahrzehntelange Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit Elektrobetrieben zeigt immer wieder: Entscheidend für mehr Gewinn ist die richtigen organisatorischen Stellschrauben systematisch zu verbessern.

Die drei folgenden Maßnahmen helfen Handwerksunternehmern ihren Gewinn deutlich zu steigern.

Maßnahme 1: Wirtschaftliche Transparenz statt Bauchgefühl

Viele Handwerksunternehmer treffen ihre Entscheidungen auf Basis ihrer langjährigen Erfahrung. Das ist grundsätzlich nicht falsch. Problematisch wird es jedoch dann, wenn das Bauchgefühl die Führung durch betriebswirtschaftliche Zahlen ersetzt. In der Praxis erleben wir immer wieder, dass Betriebe ihre Kunden oder Projekte nach Umsatz, Auslastung oder langjährigen Geschäftsbeziehungen bewerten. Die entscheidende Frage bleibt dabei häufig unbeantwortet:

Welche Projekte tragen tatsächlich zum Gewinn des Unternehmens bei?

Genau hier fehlt vielen Betrieben die notwendige Transparenz. Zwar wird regelmäßig kalkuliert, Angebote werden geschrieben und Rechnungen gestellt. Welche Aufträge am Ende jedoch einen positiven Deckungsbeitrag liefern und welche trotz hoher Umsätze kaum etwas zum Gewinn beitragen, wird häufig nicht systematisch ausgewertet.

Unsere Erfahrung zeigt: Gerade langjährige Kunden oder große Auftraggeber werden oft nicht hinterfragt. Die Zusammenarbeit besteht seit vielen Jahren, die Auslastung stimmt und deshalb entsteht schnell der Eindruck, dass diese Projekte automatisch wirtschaftlich sinnvoll sein müssen.

Erst wenn die Zahlen konsequent ausgewertet werden, entsteht die notwendige Transparenz. Dann wird sichtbar, welche Kunden, Leistungen oder Projekte den Betrieb wirklich voranbringen und bei welchen Aufträgen Umsatz und Gewinn weit auseinanderliegen. Umsatz ist eben nicht gleich Gewinn.

Auch im zugrunde liegenden Praxisbeispiel wurde genau dieser Zusammenhang deutlich. Erst die detaillierte Auswertung der einzelnen Projekte machte sichtbar, welche Aufträge tatsächlich Geld verdienten und welche dem Unternehmen langfristig schadeten. Diese Transparenz bildete die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.

Die wichtigste Erkenntnis lautet deshalb: Mehr Gewinn beginnt nicht automatisch mit höheren Preisen oder mehr Arbeit, sondern mit mehr Transparenz, z.B. durch eine verlässliche Begleitkalkulation sowie der korrekten Berechnung der eigenen betrieblichen Kalkulationsgrundlagen (vom Mittellohn bis zu den Lohnselbstkosten; von den Gemeinkostenzuschlägen bis zu einem Zieldeckungsbeitrag). Wer die eigene Software mit den richtigen Kalkulationswerten „füttert“ schafft echte Klarheit. Denn nur wer seine Zahlen kennt, kann seine Ressourcen gezielt auf die Kunden und Projekte konzentrieren, die auch wirklich Gewinn bringen.

Du bist neugierig, welche Erfolge andere Heckner Handwerksunternehmer bereits feiern konnten? Dann schau dir in diesen Erfahrungsberichten an, was sie dir zu erzählen haben.

Maßnahme 2: Klare Abläufe verhindern, dass täglich Geld verloren geht

Wenn die grundlegende Basis der Wirtschaftlichkeit gelegt ist, insbesondere die Auswahl jener Projekte, die das Unternehmen auch wirklich auf Basis einer sauberen Kalkulation mit Gewinn abschließen kann, geht es im nächsten Schritt um die Effizienz in den Abläufen.

Wie groß der Einfluss auf den Gewinn sein kann, zeigt folgendes Beispiel. Man nimmt an, ein Betrieb hat 10 Monteure, die an 205 Tagen arbeiten. Bei einem Verrechnungssatz von 70 € pro Stunde, würden nur 15 Minuten mehr Verrechenbarkeit pro Tag knapp 36.000 € mehr Gewinn im Jahr bedeuten. Ähnliche Beträge lassen sich als zusätzlichen Gewinn erwirtschaften durch z.B. Nachträge oder Pauschalen.

Nachträge im Handwerk konsequent dokumentieren

Änderungen im Bauablauf und Zusatzleistungen gehören im Handwerk zum Alltag.

Wer diese Leistungen nicht dokumentiert und auch laufend von den Zeichnungsberechtigten absegnen lässt, wird später große Schwierigkeiten haben mehr abzurechnen. Deshalb sollte jeder Betrieb verbindlich festlegen, nicht nur welche Leistungen, Zeiten und Abweichungen während eines Projekts dokumentiert werden müssen, sondern auch wie.

Dazu gehören beispielsweise:

• Zusatzleistungen außerhalb des ursprünglichen Leistungsumfangs,
• Störungen im Bauablauf oder Wartezeiten,
• vollständig dokumentierte Arbeitszeiten,
• zusätzlich verbautes Material und
• besondere Vorkommnisse während der Bauausführung.

Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Nachträge zu schreiben oder Kunden unnötig zu belasten. Es geht darum, Mehrarbeit auch bezahlt zu bekommen. Nicht umsonst gilt im Handwerk seit Jahrzehnten:

Wer schreibt, der bleibt.

Mitarbeiter müssen verstehen, warum Dokumentation Gewinn bedeutet

Mitarbeiter müssen verstehen, warum diese Dokumentation überhaupt notwendig ist.

Wer den Zusammenhang zwischen seiner täglichen Arbeit und dem wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens kennt, erkennt Dokumentation nicht mehr als lästige Fußfesseln, sondern als Teil seiner eigenen Verantwortung.

Unsere Erfahrung zeigt, dass genau hier Workshops und gemeinsame Team-Besprechungen besonders wirkungsvoll sein können. Werden Abläufe gemeinsam erklärt und verbessert, entsteht häufig ein ganz anderes Verständnis für die Bedeutung vollständiger Informationen. Viele Mitarbeiter wissen schlicht nicht, welche Auswirkungen fehlende Informationen später für die Rechnungsstellung oder die Projektabrechnung haben kann. Dokumentation funktioniert deshalb dauerhaft nur dann, wenn alle Beteiligten ihren Sinn verstehen.

Klare Abläufe entstehen jedoch nicht von allein. Sie sind immer das Ergebnis einer durchdachten Organisation im Unternehmen.

Maßnahme 3: Kommunikation zwischen Baustelle und Büro

Fehlen Angaben zu Zusatzleistungen, Behinderungen oder Materialänderungen, lassen sich Projekte später häufig nicht mehr vollständig nachvollziehen. Das führt nicht nur zu Rückfragen und zusätzlichem Aufwand, sondern kann im schlimmsten Fall auch dazu führen, dass bereits erbrachte Leistungen nicht abgerechnet werden.

Deshalb sollten sich Unternehmer regelmäßig die Frage stellen: Welche Informationen benötigt unser Büro, damit Projekte wirtschaftlich sauber abgewickelt werden können? Gleichzeitig muss aber auch besprochen werden, welche Informationen die Baustelle braucht, um wirklich effektiv arbeiten zu können. Sätze wie „Fangt schon mal an“ sind Gift für jede Effizienz. Je klarer diese Schnittstellen organisiert sind, desto weniger Informationen gehen verloren.

Organisation im Handwerk funktioniert nur, wenn sie gelebt wird

Wichtige Werkzeuge für eine funktionierende Organisation in einem Handwerksbetrieb sind Organigramme, Prozessbeschreibungen und Stellenbeschreibungen. Sie bilden die sogenannte Basis-Organisation eines Betriebs. Wichtig dabei: Diese Werkzeuge entfalten ihren Nutzen erst dann, wenn sie im Arbeitsalltag auch tatsächlich gelebt werden! 

Unsere Erfahrung aus über 40 Jahren Beratung von Elektrobetrieben zeigt immer wieder, dass Prozesse zwar dokumentiert sind, viele Mitarbeiter deren Hintergrund jedoch gar nicht kennen. Dadurch entstehen Unsicherheiten bei Verantwortlichkeiten oder Informationswegen.

Organisation entsteht nicht auf dem Papier. Organisation entsteht im täglichen Handeln der Menschen, die diese Prozesse jeden Tag leben. Auf der Baustelle. Im Büro. Im Lager.

Die Konsequenz: Kleine organisatorische Verbesserungen haben eine enorme wirtschaftliche Wirkung

Unsere Erfahrung aus der Beratung von Handwerksbetrieben zeigt deutlich, dass nachhaltige Verbesserungen meist durch viele kleine organisatorische Optimierungen entstehen.

·         Mehr Transparenz über die eigenen Zahlen.

·         Klare Abläufe auf der Baustelle.

·         Eine vollständige Dokumentation.

·         Eine funktionierende Kommunikation zwischen Baustelle und Büro.

Genau deshalb gehören funktionierende Prozesse und klare Organisation zu den größten Gewinnhebeln im Handwerk. Denn selten entscheidet eine einzelne Maßnahme über den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Viel häufiger ist es die Summe vieler kleiner Verbesserungen, die gemeinsam eine spürbare Wirkung entfalten.

Fazit: Mehr Gewinn ist das Ergebnis eines Systems – nicht einer einzelnen Stellschraube

Die täglichen Abläufe im Unternehmen entscheiden darüber, wie profitabel ein Handwerksbetrieb tatsächlich arbeitet. Wer seine Zahlen kennt, kann wirtschaftlich bessere Entscheidungen treffen. Wer klare Prozesse etabliert, verhindert, dass Leistungen verloren gehen. Wer dafür sorgt, dass Baustelle und Büro effizient zusammenarbeiten, schafft die Grundlage für vollständige Projektabrechnungen und einen reibungslosen Betriebsablauf. Genau deshalb sollte Organisation nicht als zusätzlicher Verwaltungsaufwand verstanden werden. Sie ist vielmehr eine der wichtigsten Voraussetzungen dafür, dass ein Handwerksbetrieb dauerhaft profitabel arbeiten kann.

Wenn du herausfinden möchtest, welche organisatorischen Stellschrauben in deinem Betrieb das größte wirtschaftliche Potenzial haben, dann vereinbare ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch mit einem unserer Experten. Gemeinsam analysieren wir deine aktuelle Situation und zeigen dir auf, an welchen Stellen du mit überschaubarem Aufwand mehr Gewinn erzielen kannst – ohne mehr zu arbeiten.

Häufige Fragen zur Organisation im Handwerk

 Wie macht man mehr Gewinn im Handwerksbetrieb?

Mehr Gewinn entsteht, wenn vorhandene Leistungen besser organisiert, vollständig dokumentiert und konsequent abgerechnet werden. Entscheidend sind wirtschaftliche Transparenz, klare Abläufe im Handwerksbetrieb und eine funktionierende Kommunikation zwischen Baustelle und Büro.

Warum müssen Nachträge im Handwerk festgehalten werden?

Nur dokumentierte Zusatzleistungen, Arbeitszeiten, Behinderungen und Materialänderungen können vom Büro nachvollzogen und vollständig abgerechnet werden. Fehlende Dokumentation führt deshalb häufig dazu, dass bereits erbrachte Leistungen unbezahlt bleiben.

Wie verbessert man die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro?

Der Betrieb muss klar festlegen, welche Informationen die Verwaltung benötigt und wie diese von der Baustelle übermittelt werden. Ebenso wichtig ist die ordentliche Vorbereitung und Übergabe von Baustellen. Wenn Mitarbeiter Pläne und Absprachen nicht kennen, können Projekte falsch laufen. Prozesse funktionieren dauerhaft nur dann, wenn Mitarbeiter ihre Verantwortung kennen und verstehen, warum vollständige Informationen für die Projektabrechnung wichtig sind.