Fahrzeit im Systemhaus: Der teuerste Kostenblock, den keiner misst

Eine Stunde hin, eine Stunde zurück, dazwischen eine Dreiviertelstunde beim Kunden. Drei Stunden für einen Termin, der auch in vierzig Minuten erledigt gewesen wäre. Diese Rechnung machst du wahrscheinlich nie auf, weil Fahrzeit sich nicht wie Kosten anfühlt. Du bist unterwegs, telefonierst nebenbei, warst schließlich beim Kunden. Fühlt sich nach Arbeit an, ist aber vor allem eines: teuer.

Genau deshalb taucht Fahrzeit in der Kalkulation selten auf und in der Rechnung an den Kunden fast nie. Dabei lohnt es sich, genau hinzuschauen, denn hier schlummert in vielen IT-Systemhäusern ein Kostenblock, der sich mit ein paar klaren Entscheidungen spürbar reduzieren lässt, ohne dass die Kundenbeziehung darunter leidet. Wie das geht, zeigt dir dieser Artikel Schritt für Schritt.

Der Grundfehler: Der Vor-Ort-Termin als Standardeinstellung

In vielen Systemhäusern gilt eine ungeschriebene Regel: Wenn ein Kunde etwas will, fährst du hin. Das ist gewachsene Tradition und einer der Gründe, warum Kunden über Jahre treu bleiben. Der Fehler steckt nicht im Hinfahren an sich, sondern darin, es niemals bewusst zu entscheiden.

Wer nicht klar festlegt, welche Anlässe wirklich einen Termin vor Ort brauchen, fährt automatisch immer. Und weil eine Fahrt erst einmal niemandem wehtut außer dir selbst, ändert sich daran von allein nichts. Rechne es ruhig einmal grob durch: Wie viele Termine hast du im Monat, bei denen die reine Fahrzeit länger dauert als die eigentliche Arbeit vor Ort? Multipliziert mit deinem Stundensatz ergibt das eine Summe, über die sich zu reden lohnt.

Was vor Ort gehört und was nicht

Die Trennlinie ist in der Praxis erstaunlich klar. Vor Ort gehört alles, wo etwas physisch angefasst, gemessen, verlegt oder aufgebaut wird. Dazu zählt auch der erste Besuch bei einem größeren Neukunden, wenn es um Vertrauen geht und du dir die Räume ansehen musst.

Nicht vor Ort gehören dagegen Beratungsgespräche, Angebotsbesprechungen, Vertragsthemen, Jahresgespräche und der größte Teil der Erstgespräche. Diese Termine funktionieren online genauso gut, oft sogar besser, weil sie kürzer und fokussierter ablaufen.

Der übliche Einwand lautet, dass Kunden das nicht mitmachen würden. In der Praxis machen sie es fast immer mit, sogar Handwerksbetriebe mit fünf Rechnern und wenig Technikaffinität. Es scheitert so gut wie nie am Kunden, sondern fast immer daran, wie der Online-Termin angeboten wird.

Wie du den Übergang reibungslos gestaltest

Damit ein Online-Termin nicht in den ersten zehn Minuten an Technikproblemen scheitert, brauchst du zwei Dinge: ein einfaches Werkzeug und eine saubere Vorbereitung.

Setze auf ein Tool, bei dem Kunden ohne Konto und ohne Installation teilnehmen können. Alles, was zu einem Download oder einer Anmeldung zwingt, wirkt kompliziert und erzeugt genau die Ablehnung, die dann fälschlich dem gesamten Format zugeschrieben wird.

Das klingt nach zusätzlichem Aufwand für einen einzelnen Termin. Gemessen an drei Stunden Fahrt ist es aber praktisch keiner.

Der Nebeneffekt, den viele unterschätzen

Online-Termine lassen sich mit Einverständnis des Kunden aufzeichnen. Bei Erstgesprächen ist das ausgesprochen nützlich, weil du dir Aussagen später noch einmal ansehen kannst, statt dich auf dein Gedächtnis zu verlassen.

Außerdem lassen sich Online-Termine viel leichter delegieren. Ein Termin, für den jemand zwei Stunden im Auto sitzt, wird fast immer von dem übernommen, der ohnehin in der Gegend unterwegs ist, meistens also von dir selbst. Ein vierzigminütiger Termin am Bildschirm dagegen kann jemand anderes im Team übernehmen, sobald der Ablauf einmal feststeht.

Die Fahrten, die bleiben, lassen sich bündeln

Für die Termine, die tatsächlich vor Ort stattfinden müssen, gilt eine simple Regel, die trotzdem kaum jemand konsequent anwendet: Termine in dieselbe Richtung legst du auf denselben Tag.

Das funktioniert am besten, wenn nicht jeder selbst entscheidet, wann er wohin fährt, sondern jemand die Einsätze zentral zusammenplant. Genau das ist die Aufgabe einer Dispatching-Rolle in deinem Team. Sie rechnet sich in der Regel schnell, weil sie nicht nur Fahrzeit spart, sondern auch verhindert, dass gleich zwei Kollegen am selben Tag in dieselbe Stadt fahren.

Warum es trotzdem oft beim Alten bleibt

Es gibt im Wesentlichen zwei Gründe, warum sich an diesem Muster so wenig ändert, und beide sind zutiefst menschlich.

Der erste: Fahren fühlt sich nicht nach Zeitverlust an. Du bist beschäftigt, das Auto ist ruhig, und du hast das Gefühl, gerade etwas für den Kunden zu tun. Verglichen mit einem unangenehmen Angebotsgespräch wirkt eine Autofahrt geradezu angenehm.

Der zweite: Die Umstellung erfordert, mit Kunden offen über Gewohnheiten zu sprechen, und genau das schiebt man gerne vor sich her. Dabei ist der nötige Satz simpel. Kündige an, dass Beratungs- und Vertragsgespräche künftig online stattfinden, weil dadurch Termine deutlich schneller möglich sind, und dass für alles Technische selbstverständlich weiterhin jemand persönlich vorbeikommt.

Fazit

Fahrzeit ist der einzige große Kostenblock in deinem Systemhaus, den kaum jemand wirklich misst, weil er sich nach Arbeit anfühlt statt nach Verlust. Dabei kostet der erste Schritt zur Besserung gar nichts: Schreib eine Woche lang auf, wie lange du jeweils unterwegs warst und wie lange du tatsächlich beim Kunden gearbeitet hast. Bei den meisten Inhabern fällt das Verhältnis so ungünstig aus, dass sich die Frage nach Veränderung von ganz allein beantwortet.

Probier es diese Woche einfach aus, führe eine simple Strichliste, und schau dir am Freitag die Zahlen an. Die Erkenntnis wird dich vermutlich überraschen.