Vom Kaltakquise-Hamsterrad zu 6-stelligen Monaten: SEO-Agentur skaliert mit Baulig

ProPerform, eine SEO-Agentur aus Wiesbaden, wuchs von einer Ein-Mann-Show zu einem kleinen Team. Trotzdem hing zu viel am Gründer: Vertrieb, Lieferung, Organisation – vieles blieb Chefsache. Der Vertrieb lief primär über Kaltakquise und lange Strategiegespräche, oft mit unpassenden Interessenten.

• Hoher Zeitaufwand im Vertrieb bei schwacher Abschlussquote
• Häufige „falsche“ Kunden: späte Einwände, Zahlungsprobleme, wenig Mitarbeit
• Geringe Vorqualifizierung: Jeder mit grundsätzlichem Interesse landete im Gespräch
• Delegationshürde: Aufgaben blieben beim Inhaber, obwohl das Team sie übernehmen konnte
• Recruiting ohne System: Fehlbesetzungen, fehlende Kriterien und Sicherheit

Die Folge: Volle Kalender, wenig Hebelarbeit, Wachstumsgrenzen durch Gründer-Engpass und unnötiger Stress im Tagesgeschäft.

Ziel war ein belastbares Vertriebssystem mit klarer Vorqualifizierung, damit nur passende und zahlungsfähige Interessenten in Gespräche kommen. Parallel sollte das Recruiting professionalisiert und die Delegation im Team erhöht werden, damit der Gründer aus operativen Aufgaben herauskommt.

Konkret:

• Vorqualifizierungsprozess und strukturierte Gesprächsführung einführen, zudem Mailings (DMC-Strategie)
• Abschlussquote steigern und Zahlungsausfälle reduzieren
• Saubere Kriterien für Recruiting und Besetzungsentscheidungen nutzen
• Aufgaben ins Team übergeben, Inhaberzeit für Sales und Steuerung freispielen
• Teamkapazität gezielt mit passenden Projekten auslasten

Das Onboarding startete sofort, mit klarem Fahrplan zu den wichtigsten Modulen. Im Vertrieb ersetzte strukturierte Vorqualifizierung die reinen Kaltakquise-Gespräche. Ergebnis: deutlich weniger ungeeignete Leads und spürbar weniger Zahlungsthemen.

Im Recruiting halfen klare Kriterien und Sparrings mit dem Strategieberater, Fehlbesetzungen zu vermeiden. Das Team steht heute stabil – neun Mitarbeitende – und zwei neue Vertriebsmitarbeiterinnen entlasten den Gründer im Sales-Prozess. Aufgaben wurden ins Team verlagert; der Inhaber gewinnt Zeit für Vertrieb, Strategie und Erholung und ist spürbar gelassener.

Die Veränderungen zahlen direkt auf planbares Wachstum ein: bestätigte sechsstellige Monatsumsätze (Award 2021), höhere Kundenqualität, weniger Reibung im Alltag und Kapazität für weitere Aufträge – ohne Qualitätsverlust in der Leistungserbringung.