Psychische Gefährdungsbeurteilung 2026: Was Steuerkanzleien jetzt wissen müssen
Psychische Gefährdungsbeurteilung
Es ist Montagmorgen, kurz vor der Mandantenrunde. Dann landet eine E-Mail der Gewerbeaufsicht in deinem Postfach: Betriebsbesichtigung in vier Wochen, Schwerpunkt Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung. Dein erster Gedanke: Haben wir das in der Kanzlei überhaupt?
Wenn dir gerade mulmig wird, bist du nicht allein. Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung ist seit 2013 gesetzliche Pflicht. Trotzdem haben viele Betriebe, auch Steuerkanzleien, sie nie, nur teilweise oder längst veraltet umgesetzt. Das blieb lange folgenlos. 2026 ändert sich das grundlegend. Gerade in Kanzleien mit Fristendruck, Saisonspitzen und hoher Verantwortung ist das Thema alles andere als theoretisch. Dieser Artikel zeigt dir, was auf dich zukommt und wie du dich vorbereitest.
Was sich 2026 konkret ändert
Drei Entwicklungen treffen gleichzeitig aufeinander. Sie machen die psychische Gefährdungsbeurteilung (GB Psych) von der theoretischen Pflicht zur harten Compliance-Anforderung.
1. Mindestbesichtigungsquote von 5 %
Ab dem 1. Januar 2026 gilt eine verbindliche Mindestquote: Fünf Prozent aller Betriebe sollen pro Jahr von den Landesbehörden besichtigt werden. Jedes zwanzigste Unternehmen, jedes Jahr. In den Vorjahren lag die Besichtigungsdichte im Schnitt unter einem Prozent.
Neu ist auch der Ansatz: Statt technischer Stichproben prüfen die Behörden systematisch das gesamte Arbeitsschutzmanagement. Dazu gehört die Frage, ob deine Gefährdungsbeurteilung aktuell ist und psychische Belastungen erfasst. Die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) hat psychische Belastung zum Schwerpunkt ihres Arbeitsprogramms 2026-2029 gemacht.
2. Bußgelder bis 30.000 Euro und persönliche Haftung
Eine fehlende oder mangelhafte psychische Gefährdungsbeurteilung ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 25 ArbSchG. Die Bußgelder liegen zwischen 5.000 und 30.000 Euro. Das ist aber nicht das größte Risiko.
Schwerer wiegt die Haftung: Erleidet ein Mitarbeitender einen psychischen Zusammenbruch und es zeigt sich, dass keine GB Psych vorliegt, haftet die Geschäftsführung persönlich. Arbeitsgerichte prüfen routinemäßig, ob Arbeitgeber ihre Pflichten nach § 5 ArbSchG erfüllt haben. Für Kanzleiinhaber und Partner heißt das: Es geht um dein eigenes Risiko.
3. Reformierte DGUV Vorschrift 2
Seit dem 1. Januar 2026 gilt die überarbeitete DGUV Vorschrift 2. Für Kanzleien sind diese Punkte besonders interessant:
| Neuerung | Was das bedeutet |
|---|---|
| Digitale Betreuung | Bis zu einem Drittel der Grundbetreuung per Video oder Telefon, in begründeten Fällen bis zu 50 %. Voraussetzung ist eine persönliche Erstbegehung. |
| Schwelle für vereinfachte Modelle | Von 10 auf 20 Beschäftigte verdoppelt. Das entlastet kleine Kanzleien. |
| Selbsterklärung | Wer ein alternatives Betreuungsmodell wählt, bestätigt schriftlich, dass eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung vorliegt. |
| Qualifikation | Auch Absolventen aus Arbeits- und Organisationspsychologie, Ergonomie oder Arbeitswissenschaften können Fachkraft für Arbeitssicherheit werden. |
Die psychische Gefährdungsbeurteilung wird damit offiziell interdisziplinär.
Was das für deine Kanzlei bedeutet
Wen die Pflicht trifft
Die Pflicht gilt für jeden Arbeitgeber in Deutschland, ab dem ersten Beschäftigten. Also auch für die Einzelkanzlei mit einer Assistenz und für die Partnerschaft mit 40 Mitarbeitenden. Der Fokus der Behörden liegt 2026 besonders auf kleinen und mittleren Unternehmen, denn dort ist die Umsetzungsquote am niedrigsten. Die Selbstdeklarationspflicht erhöht den Druck zusätzlich.
Typische Belastungsfaktoren in Steuerkanzleien
Die Beurteilung muss die tatsächlichen Arbeitsbedingungen abbilden. In Kanzleien sind das erfahrungsgemäß vor allem:
- Fristendruck, etwa bei Jahresabschlüssen und Steuererklärungen
- Arbeitsspitzen in der Saison und hohe Verdichtung
- Hohe Verantwortung bei geringem Fehlerspielraum
- Ständige Unterbrechungen durch Mandantenanfragen
- Neue Software und Digitalisierung der Prozesse
Diese Punkte sind Beispiele, die du in deiner eigenen Analyse überprüfen solltest. Entscheidend ist, dass du sie systematisch erfasst und nicht nur vermutest.
Was bei einer Kontrolle geprüft wird
Die Gewerbeaufsicht oder das Landesamt für Arbeitsschutz kündigt die Besichtigung in der Regel schriftlich an. Die Prüfer schauen auf fünf Fragen:
- Liegt eine dokumentierte Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung vor?
- Wurde eine anerkannte Methode genutzt? Ein Haken auf einer Checkliste reicht nicht, gefragt ist eine nachvollziehbare Analyse.
- Wurden Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt?
- Gibt es eine Wirksamkeitskontrolle? Wurde also geprüft, ob die Maßnahmen etwas verbessert haben?
- Ist die Beurteilung aktuell? Aktualisieren musst du sie bei wesentlichen Änderungen wie Umstrukturierung, neuer Software oder geänderten Arbeitszeiten, bei mehr gesundheitlichen Beschwerden oder nach kritischen Vorfällen.
Wird eine dieser Fragen mit Nein beantwortet, droht zunächst eine Anordnung mit Fristsetzung. Wird die Frist versäumt, folgt das Bußgeld. Bei wiederholten Verstößen kann die Behörde den Betrieb ganz oder teilweise stilllegen.
Ann-Katharin Lorenzen in einem Kanzlei-Workshop
So gehst du vor
Der Ablauf folgt fünf Schritten: Arbeitsbedingungen erfassen, Belastungen bewerten, Maßnahmen ableiten, umsetzen und die Wirksamkeit kontrollieren. Der Knackpunkt ist oft die Lücke zwischen Analyse und Umsetzung. Viele Betriebe erheben Daten, leiten aber nichts daraus ab. Setze deshalb auf eine Lösung, die Risiken erkennt, passende Maßnahmen empfiehlt und die Umsetzung gleich mit anstößt. Plattformen wie DearEmployee verfolgen genau diesen Ansatz. Über 800 Unternehmen nutzen die wissenschaftlich validierte Methode, und in einer Meta-Analyse sank das Burnout-Risiko bei Kunden im ersten Jahr um über 30 %.
Fazit
Ab 2026 ist die psychische Gefährdungsbeurteilung keine Kür mehr. Mit der 5-%-Quote, Bußgeldern bis 30.000 Euro, persönlicher Haftung und der neuen Selbsterklärung wird sie zur Pflichtaufgabe für jede Kanzlei. Die gute Nachricht: Mit einer klaren Methode, Dokumentation und echten Maßnahmen bist du gut aufgestellt. Prüfe heute noch, ob deine Beurteilung existiert und aktuell ist. Wenn nicht, mach den ersten Schritt, bevor die E-Mail der Behörde kommt.
Gilt die Pflicht auch für kleine Steuerkanzleien?
Ja. Die Pflicht besteht für jeden Arbeitgeber ab dem ersten Beschäftigten, unabhängig von Größe und Branche.
Wie hoch kann das Bußgeld ausfallen?
Eine fehlende oder mangelhafte psychische Gefährdungsbeurteilung kann nach § 25 ArbSchG mit 5.000 bis 30.000 Euro geahndet werden. Hinzu kommt das Risiko der persönlichen Haftung der Geschäftsführung.
Reicht eine einfache Checkliste aus?
Nein. Gefordert ist eine nachvollziehbare Analyse mit anerkannter Methode, abgeleiteten Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle.
Wann muss ich die Beurteilung aktualisieren?
Bei wesentlichen Änderungen der Arbeitsbedingungen, etwa durch Umstrukturierung, neue Software oder Änderungen bei den Arbeitszeiten. Auch bei mehr gesundheitlichen Beschwerden oder kritischen Vorfällen ist eine Aktualisierung nötig.
Was passiert, wenn bei der Kontrolle nichts vorliegt?
Zunächst folgt in der Regel eine Anordnung mit Frist. Bei Nichteinhaltung droht ein Bußgeld, bei wiederholten Verstößen im Extremfall eine teilweise oder vollständige Stilllegung.